Les réunions autour d’une table de conférence sont souvent longues et ennuyeuses, alors quand celles-ci se retrouvent sur le web quand tout le monde est chez soi, ça peut devenir TRÈS pénible. Avec la pandémie, le nombre de conférences et de réunions sur les plateformes telles que Zoom a explosé, ayant en moyenne 300 millions de participants quotidiens. Toutefois, il y a des trucs à savoir afin que la réunion se déroule comme prévu sans avoir besoin de réveiller vos collègues aux deux minutes.
Une bonne présentation commence par la préparation
Avant toute réunion ou présentation, vous devez avoir vérifié plusieurs aspects importants :
- Est-ce que la caméra et le micro fonctionnent bien ?
- Est-ce que le texte de votre support visuel est lisible ? Avez-vous rédigé l’ordre du jour ? Avez-vous reçu la confirmation des présences ?
Peu importe le logiciel que vous utilisez, que ce soit Zoom, Teams, Meet, Skype, Facetime, ou Messenger, vous devez vous assurez que vous savez comment vous en servir, et que vos collègues aussi. Faites un rapide sondage pour savoir qui est le plus à l’aise avec l’un des programmes, et cette personne pourra aider ceux qui en ont besoin. Vous devez également vérifier qui participera à la réunion et demander une confirmation de leur présence. Cela vous évitera de devoir attendre une personne qui ne se connecterait pas de toute manière.
Faites le test!
Pour vérifier que votre matériel (caméra, micro, ordinateur/téléphone) fonctionne bien, vous pouvez faire des tests avant la date fatidique. Appelez un ami ou un membre de votre famille, et demandez-lui si l’éclairage est suffisant, si le bruit ambiant dérange, si quelque chose attire trop le regard, etc. Vous pouvez effacer votre fouillis ou une affiche désuète en ajoutant simplement un fond virtuel à votre réunion, ou flouter ce qui se trouve derrière vous. De cette façon, vos collègues ne verront plus la décoration ou son absence, dans votre bureau. De plus, si vous avez un support visuel pendant votre réunion (diaporama, document .PDF, etc.), il serait important de vérifier que vous pouvez le présenter, soit au moyen du partage d’écran, soit en l’envoyant par courriel aux personnes concernées. Si vous devez l’envoyer, assurez-vous que le format est adéquat et que la pièce jointe n’est pas trop lourde, sinon vous pouvez utiliser des sites tels que wetransfer.com, qui vous permet de partager jusqu’à 2 Go de données sans frais.
La présentation
Pour que la présentation soit plus interactive et surtout moins ennuyeuse, ne mettez pas de texte suivi ou une multitude de contenus. Mieux vaut garder cela simple et parler plus. Vous pouvez prendre des notes qui vous seront utiles, mais faites attention à ne pas trop lire, les textes suivis sont à éviter si on veut rendre cela intéressant. Lorsque cela est possible, posez des questions à vos interlocuteurs, demandez leur avis ou faites des comparaisons. De plus, faites des pauses de quelques minutes quand la présentation dure plus d’une heure. Invitez vos partenaires à se prendre un café.
Une fois que le matériel est prêt à être utilisé, préparez un ordre du jour ou un plan de la présentation. De cette manière, les gens présents ne seront pas surpris entre les sections et cela évitera des malentendus. Encore une fois, n’hésitez pas à leur poser des questions, afin de savoir s’ils ont compris ou s’ils ont eux-mêmes des interrogations. Aussi, vous saurez qu’ils écoutent et s’il arrive un problème technique, ils pourront vous dire ce qu’ils ont pu rater.
Soyez naturel.le.s
Il est parfois difficile de s’adresser à une caméra, et nous avons tous tendance à trouver bizarre de parler seul.e devant son téléphone ou son ordinateur, mais il est important de rester le plus naturel possible. Parlez lentement et essayez de vous détendre, car si vous êtes nerveux, votre message sera beaucoup plus difficile à comprendre et à assimiler. Vous n’êtes pas seul.e dans cette situation, et les gens avec vous dans cette présentation ne sont peut-être pas très à l’aise. Tentez de trouver un sujet de conversation léger et banal pour débuter, par exemple un fait de l’actualité, des anecdotes sur votre fin de semaine ou encore des statistiques sur votre sujet que vous avez trouvé récemment. Cela vous aidera à voir si le matériel fonctionne, mais aussi mettre à l’aise tout le monde. Vous pourrez entrer dans le vif du sujet beaucoup plus facilement et efficacement.
N’hésitez pas à prendre rendez-vous avec nous afin d’obtenir d’autres précieux conseils afin que vos présentations soient tout sauf ennuyantes !